Política de privacidad

1. PREFATO

1. Estas reglas de gobernanza y la política de protección de datos personales (la « Política ») establecen los principios que debe seguir Alexandre Martel (el « Despacho ») y sus representantes en la recolección, uso, comunicación, conservación y destrucción de datos personales.
2. La Política incluye entre otras cosas el marco para las obligaciones del Despacho, como los roles y responsabilidades del Responsable de Acceso y Protección de Datos Personales (el « RDP ») y sus empleados en el manejo de datos. Los derechos de las personas cuyos datos personales se recogen, utilizan, comunican, conservan y destruyen también se encuentran contenidos, así como el proceso de trámite de quejas relacionadas con la protección de datos personales.
3. La Política se aplica a todos los datos personales relacionados con clientes, proveedores, personal y empleados (las « Personas Afectadas »).

2. CONSENSO

Al comunicarse con el Despacho, acepta estar vinculado por la presente Política y consiente que sus datos personales sean recogidos, utilizados, comunicados, conservados y destruidos de acuerdo con las modalidades descritas en la Política.

3. RESPONSABILIDADES DEL DESPACHO Y DEL RDP

1. El Despacho es responsable de la protección de los datos personales que posee, ya sea que su conservación sea realizada por él o por un tercero y en cualquier forma (escrita, gráfica, sonora, visual, informática u otra).
2. Por lo tanto, el Despacho toma las medidas de seguridad necesarias para proteger estos datos de manera proporcional a su sensibilidad y se dotará de la presente Política.
3. El RDP del Despacho asegura el cumplimiento y la implementación de las presentes reglas y las obligaciones del Despacho en materia de protección de datos personales. Participa especialmente en la prevención y gestión adecuada de incidentes de privacidad, en el proceso de trámite de quejas y en las evaluaciones de factores relacionados con la privacidad (FRP) cuando sea necesario.

4. MODIFICACIONES EN LA POLÍTICA

El Despacho se reserva el derecho de modificar la Política en cualquier momento al enviar un aviso a las Personas Afectadas mediante cualquier información de contacto que tengamos disponible.

5. LOS DATOS QUE RECOJO

Recojo los siguientes datos, en su totalidad o parcialmente, al comunicarse conmigo, especialmente para los servicios de contabilidad, tributación y asesoría:

1. Su(s) nombre(s) y apellido(s)
2. Su número de seguro social
3. Fecha de nacimiento
4. Dirección postal personal
5. Teléfono personal
6. Correo electrónico personal
7. Información bancaria
8. Estado civil, así como la misma información sobre su cónyuge, esposo y personas a su cargo
9. Registros contables
10. Declaraciones fiscales y documentos financieros
11. Números de empresa y identificadores fiscales
12. Información sobre inversiones y activos

7. ACCESIBILIDAD Y CORRECCIÓN

Para acceder a los datos personales que poseo sobre usted, solicitar una copia o modificar algunos datos personales que poseo sobre usted y que sean inexactos, puede solicitarlo por escrito. También puede solicitar cómo se utilizan estos datos y garantizar su exactitud y completud, actualizándolos cuando sea necesario, según lo permita la ley.

8. FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN

Le solicito información personal necesaria para diversos fines, entre los que se incluyen:

1. Realizar la contabilidad
2. Efectuar retenciones en la fuente y remisiones de impuestos
3. Elaborar estados financieros
4. Completar sus declaraciones de ingresos o informaciones incluyendo los formularios fiscales
5. Gestionar un sindicato de copropiedad
6. Comunicarse con las autoridades fiscales
7. Cumplir con diversas normas y exigencias del Colegio de CPA de Quebec
8. Acceder a una plataforma en línea para depositar, consultar y firmar documentos
9. Cumplir con los requisitos de la legislación
10. Realizar análisis financieros y proyecciones
11. Brindar asesoría en optimización fiscal
12. Representar sus intereses ante las autoridades fiscales
13. Gestionar disputas fiscales

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

1. El Despacho aplica medidas de seguridad muy estrictas para proteger su información personal contra cualquier acceso, uso, comunicación, modificación no autorizada, pérdida, robo u otra vulneración a la seguridad de los datos. La información recolectada está protegida por medidas de seguridad informática razonables considerando su sensibilidad.
2. Las medidas de seguridad físicas y materiales incluyen:
   • Restricción del acceso a su información personal a un grupo selecto de personas
   • Oficinas seguras con acceso controlado
   • Destrucción segura de documentos en papel
3. Las medidas de seguridad informáticas incluyen:
   • Uso de contraseñas complejas y autenticación de dos factores
   • Uso de plataformas seguras con cifrado AES-256
   • Copias de seguridad cifradas externas
   • Protocolos TLS para todas las comunicaciones electrónicas
   • Auditorías de seguridad periódicas

10. COMUNICACIÓN A TERCEROS

1. La información personal recolectada es accesible por mí para su uso conforme a lo previsto en esta Política y a la cual debo adherirme, o a terceros en el marco de contratos de servicio, empresa o mandatos restringidos.
2. Como se mencionó en la sección anterior sobre medidas de seguridad, en tales casos, los contratos garantizan respetar la confidencialidad y seguridad de su información personal y utilizarla únicamente para los fines del contrato, mandato o servicio que ejecutan.
3. Los terceros con quienes podemos compartir información incluyen:
   • Agencia de Ingresos de Canadá y Revenu Québec
   • Instituciones financieras para el procesamiento de pagos
   • Otros profesionales (abogados, notarios) cuando sea requerido para su expediente
   • Proveedores de software contable seguro
   • Servicios de almacenamiento en la nube seguros

11. RETIRO DEL CONSENTIMIENTO

Usted puede modificar o retirar su consentimiento para la recolección, uso y comunicación de su información personal en cualquier momento mediante el envío de un aviso por escrito al Responsable de la PRP. Procesaré su solicitud a la mayor brevedad. Usted comprende que algunas funcionalidades ya no estarán disponibles o serán restringidas tras el retiro de su consentimiento relativo a esta Política.

12. DESTRUCCIÓN O ANONIMIZACIÓN

Una vez cumplidos los fines para los que se recolectó la información, el Despacho la destruirá de manera segura o la anonimizará según lo permita la ley para usarla con fines serios y legítimos, sujeto a los plazos de retención establecidos por la ley.

Los plazos específicos de retención son:

• Documentos fiscales: 6 años después de la última actividad (requisito fiscal)
• Información de cuentas inactivas: 6 años después de la última actividad

13. PORTABILIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

A su solicitud, podré comunicar a un tercero cierta información personal que posea, sujeto a limitaciones legales y requisitos del Colegio de CPA de Quebec.

14. REGISTRO

El Despacho toma todas las medidas razonables para reducir cualquier riesgo de comprometer su información y mantiene un registro de todo incidente que pueda afectar su confidencialidad. En caso de un riesgo serio para su confidencialidad, usted será notificado.

15. PROCESO DE EVALUACIÓN

El Despacho realizará una evaluación de los EFVP si surge cualquier proyecto de adquisición o rediseño de mis sistemas informáticos que involucre información personal. Esto se hace en consulta con el Responsable de la PRP considerando especialmente la sensibilidad de la información involucrada, su cantidad y finalidad.

16. QUEJA Y PROCESO DE TRATAMIENTO

1. Toda persona concernida por información personal recolectada, usada, comunicada o conservada por el Despacho puede presentar una queja al Responsable de la PRP. La queja debe formularse por escrito indicando la naturaleza de los hechos reprochados, la fecha del incidente y las expectativas sobre su resolución. El Responsable PRP acusará recibo de la queja y la procesará en un plazo máximo de 20 días hábiles.
2. El Despacho examina todas las quejas relativas a la protección de la privacidad y toma las medidas apropiadas para resolverlas. Para cualquier información adicional sobre el tratamiento de información personal, por favor contacte a:

17. COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

1. El Despacho utiliza cookies y tecnologías similares para:
   • Garantizar el correcto funcionamiento del sitio web (cookies esenciales)
   • Analizar la audiencia y mejorar la experiencia del usuario
   • Personalizar el contenido para visitantes recurrentes
2. Las cookies se clasifican en varias categorías:
   • Cookies estrictamente necesarias: Indispensables para el funcionamiento del sitio
   • Cookies de rendimiento: Para analizar el uso del sitio
   • Cookies de funcionalidad: Para recordar sus preferencias
   • Cookies de marketing: Para mostrar publicidad dirigida (con consentimiento)
3. Puede gestionar sus preferencias mediante nuestro banner de consentimiento o la configuración de su navegador.

18. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS

1. Google Analytics: Utilizamos este servicio para:
   • Medir la audiencia del sitio web
   • Analizar el comportamiento de los visitantes
   • Mejorar nuestros servicios en línea

   Los datos se anonimizan y se conservan durante un máximo de 26 meses.

2. Meta Pixel: Utilizado para:
   • Medir la efectividad de nuestros anuncios en Facebook/Instagram
   • Comprender las acciones de los visitantes después de ver nuestros anuncios

19. PUBLICIDAD EN LÍNEA

1. Google Ads: Utilizamos:
   • Seguimiento de conversiones para medir la efectividad de nuestras campañas
   • Remarketing para dirigirnos a visitantes que mostraron interés en nuestros servicios
   • Audiencias similares para llegar a nuevos clientes potenciales
2. Redes sociales: Nuestras campañas en Facebook, Instagram, LinkedIn pueden utilizar:
   • Seguimiento de conversiones
   • Redireccionamiento de visitantes
   • Análisis del recorrido del cliente
3. Puede desactivar la publicidad personalizada mediante la configuración de cada plataforma.

20. HERRAMIENTAS PROFESIONALES

1. Odoo: Nuestro sistema de gestión integrado utiliza:
   • Cookies de sesión para autenticación segura
   • Seguimiento de actividades para facturación y gestión de expedientes
   • Análisis internos para mejorar nuestros procesos
2. Software contable: Las plataformas que utilizamos (ej: QuickBooks, Sage) pueden:
   • Registrar metadatos sobre el uso
   • Recopilar datos técnicos para soporte
   • Generar informes de uso anónimos
3. Servicios en la nube: Nuestros proveedores de almacenamiento (ej: Odoo, OneDrive) implementan:
   • Registros de acceso para seguridad
   • Análisis de uso para mantenimiento

21. GESTIÓN DE PREFERENCIAS

1. Puede controlar las tecnologías de seguimiento mediante:
   • Nuestro banner de consentimiento de cookies
   • La configuración de su navegador (desactivación de cookies)
   • Plataformas de gestión de preferencias publicitarias:
     • Preferencias de Google Ads
     • Preferencias de Anuncios de Facebook
     • Opt-out del Network Advertising Initiative (NAI)
2. Algunas funcionalidades del sitio podrían verse limitadas si desactiva las cookies esenciales.
3. Para cualquier pregunta específica sobre estas tecnologías, contacte a nuestro responsable de protección de datos.

22. BOLETINES INFORMATIVOS Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

1. Suscripción: Cuando se suscribe a nuestro boletín:
   • Solo recopilamos su dirección de correo electrónico y nombre (opcional)
   • Utilizamos doble consentimiento (opt-in) conforme a la Ley Canadiense Anti-Spam (LCAP)
   • Recibirá un correo de confirmación antes de cualquier comunicación
2. Contenido: Nuestros boletines pueden incluir:
   • Noticias fiscales y contables
   • Consejos financieros prácticos
   • Ofertas de servicios relevantes
   • Invitaciones a webinars o eventos
3. Seguimiento: Analizamos:
   • Tasa de apertura (con píxeles de seguimiento)
   • Clics en enlaces (con redirecciones rastreadas)
   • Bajas y quejas

   Estos datos sirven para mejorar nuestra comunicación y no se comparten.

23. MARKETING SALIENTE (OUTBOUND)

1. Enfoque profesional: Nuestras campañas salientes (llamadas/correos):
   • Se dirigen exclusivamente a profesionales/empresas (B2B)
   • Respetan las listas de no solicitud (NEADS)
   • Se basan en relaciones existentes o intereses manifestados
2. Fuentes de contactos: Podemos utilizar:
   • Sus datos profesionales públicos (sitio web/LinkedIn)
   • Recomendaciones de clientes existentes (con consentimiento)
   • Listas de eventos profesionales donde se haya registrado
3. Gestión de preferencias:
   • Toda comunicación incluye una opción clara de baja
   • Las solicitudes de retiro se procesan en 48 horas
   • Puede especificar sus canales de comunicación preferidos

24. BASE LEGAL DEL MARKETING

1. Nuestras actividades de marketing se basan en:
   • Consentimiento explícito (para boletines)
   • Interés legítimo (para comunicaciones B2B relevantes)
   • Relación contractual existente (actualizaciones importantes)
2. Cumplimiento con:
   • Ley canadiense anti-spam (LCAP)
   • Ley 25 de Quebec (consentimiento claro y retiro fácil)
   • Normas deontológicas del Colegio de CPA