1. PRÉAMBULO
- Las presentes reglas de gobierno y la política de confidencialidad relativa a la protección de los datos personales (la «Política») tienen por objeto determinar los principios que deben seguir Alexandre Martel (el «Bufete») y sus representantes a la hora de recopilar, utilizar, divulgar, conservar y destruir datos personales..
- Entre otras cosas, la Política establece un marco para las obligaciones que incumben al Gabinete, en particular en lo que respecta a las funciones y responsabilidades del responsable del acceso a la información personal y su protección (el «Responsable de Privacidad») y sus empleados en el tratamiento de la información. Se establecen los derechos de las personas afectadas por la información personal recogida, utilizada, comunicada, conservada y destruida por el Gabinete, así como el proceso de tramitación de las reclamaciones relativas a la protección de la información personal.
- La Política se aplica a toda la información personal relativa a clientes, proveedores, personal y empleados (los «Interesados»).
2. CONSENTIMIENTO
Al comunicarse con la Firma, usted acepta quedar vinculado por esta Política y consiente la recogida, uso, divulgación, conservación y destrucción de su información personal de acuerdo con los términos descritos en la Política.
3. RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA Y DEL GESTOR DEL PRP
- El Bufete es responsable de la protección de los datos personales que posee, tanto si están en poder del Bufete como de un tercero, e independientemente de la forma en que se encuentren (escritos, gráficos, sonoros, visuales, informáticos u otros).
- A tal fin, el Gabinete adopta las medidas de seguridad necesarias para proteger esta información de manera acorde con su sensibilidad y adopta la presente Política.
- El responsable de privacidad vela por el cumplimiento y la aplicación de estas normas y de las obligaciones de la empresa en materia de protección de datos personales. En particular, participa en la prevención y gestión adecuada de los incidentes relacionados con la privacidad, en el proceso de tramitación de reclamaciones y en las evaluaciones del impacto sobre la privacidad («EIP»), según proceda.
4. MODIFICACION DE LA POLITICA
El Bufete se reserva el derecho a introducir cambios en la Política en cualquier momento, notificándolo a los Interesados a través de cualquier información de contacto de que disponga. Si los cambios afectan al consentimiento original, la Firma solicitará un nuevo consentimiento, según proceda.
5. LA INFORMACIÓN QUE RECOPILO
Recopilo la siguiente información, en su totalidad o en parte, cuando se pone en contacto conmigo, en particular para servicios contables, fiscales y de asesoramiento :
- Su(s) apellido(s) y nombre(s)
- Su número de la seguridad social
- Su fecha de nacimiento
- Su dirección postal personal
- Su teléfono personal
- Su dirección de correo electrónico personal
- Su información bancaria
- Su estado civil y los datos de su cónyuge y las personas a su cargo
- Sus registros de contabilidad
7. ACCESIBILIDAD Y RECTIFICACIÓN
Para acceder u obtener una copia de la información personal que poseo sobre usted, o para que se modifique la información personal inexacta, puede enviarme una solicitud por escrito. También puede preguntar cómo se utiliza esta información y asegurarse de que es exacta y completa, y actualizarla si es necesario, en la medida en que lo permita la ley
8. FINALIDAD DE LA RECOGIDA DE DATOS
Le solicito información personal para varios fines, entre ellos:
- Teneduría de libros
- Retención en origen y pago de impuestos
- Elaboración de los estados financieros
- Cumplimentar sus declaraciones de la renta o informativas, incluidos los resguardos fiscales
- Gestión de un sindicato de condóminos
- Comunicación con las autoridades fiscales
- Cumplir las diversas normas y requisitos de la Ordre des CPA du Québec
- Acceso a una plataforma en línea para presentar, consultar y firmar documento
- Cumplir los requisitos legislativos
9. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Le solicito información personal para varios fines, entre ellos:
- La Firma aplica medidas de seguridad muy estrictas para proteger su información personal contra cualquier acceso no autorizado, uso, divulgación, modificación, pérdida, robo o cualquier otra violación de la seguridad. La información recogida está protegida por medidas de seguridad informática que son razonables a la luz de su sensibilidad.
- Las medidas de seguridad físicas y materiales incluyen la restricción del acceso a su información personal a un grupo seleccionado de personas.
- Las medidas de seguridad informática incluyen el uso de contraseñas y plataformas seguras.
10. COMUNICACIÓN A TERCEROS
- La información personal recopilada puede ser consultada por mí para los fines establecidos en esta Política y que debo cumplir, o por terceros en virtud de contratos de servicios, comerciales o de mandato limitado
- Como se menciona en la sección anterior sobre medidas de seguridad, en estos casos, los contratos garantizan que respetan la confidencialidad y seguridad de su información personal y la utilizan únicamente para los fines del contrato, mandato o servicio que están ejecutando.
11. ANULACIÓN DEL CONSENTIMIENTO
Puede modificar o retirar su consentimiento para la recogida, uso y divulgación de sus datos personales en cualquier momento enviando una notificación por escrito al responsable de PRP. Tramitaré su solicitud lo antes posible. Usted entiende que ciertas funcionalidades pueden dejar de ser accesibles o pueden estar restringidas tras la retirada de su consentimiento a esta Política.
12. LA DESTRUCCIÓN O ANONIMIZACIÓN
Si se han alcanzado los fines para los que se recopiló la información, el Gabinete la destruirá de forma segura o la convertirá en anónima en la forma permitida por la ley a fin de utilizarla para fines serios y legítimos, con sujeción a un período de conservación estipulado por la ley.
13. PORTABILIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
A petición suya, puedo revelar a terceros determinados datos personales que obran en mi poder.
14. REGISTRO
La Empresa toma todas las medidas razonables para reducir cualquier riesgo de que su información se vea comprometida y mantiene un registro de cualquier incidente que pueda comprometer su confidencialidad. En caso de riesgo grave para la confidencialidad de su información, se le notificará de la siguiente manera.
15. PROCESO DE VALORACIÓN
La empresa llevará a cabo una evaluación de la PIA en caso de que se proponga la adquisición o el rediseño de mis sistemas informáticos que impliquen información personal. Esta evaluación se llevará a cabo en consulta con el responsable de PRP y tendrá en cuenta la sensibilidad, la cantidad y la finalidad de la información en cuestión.
16. PROCESO DE RECLAMACIÓN Y TRAMITACIÓN
- Cualquier Persona afectada por datos personales recogidos, utilizados, comunicados o conservados por la Empresa puede presentar una reclamación ante el Responsable de PRP. La reclamación deberá formularse por escrito e indicar la naturaleza de los hechos objeto de la reclamación, la fecha en que se produjo el incidente y las expectativas en cuanto al resultado de la reclamación. El Responsable de PRP acusará recibo de la reclamación y la tramitará en un plazo máximo de 20 días hábiles.
- La Firma examina todas las quejas relacionadas con la protección de la privacidad y toma las medidas adecuadas para resolverlas. Si desea más información sobre el tratamiento de datos personales, póngase en contacto con:
Alexandre Martel
Responsable de acceso y
la protección de
datos personales
del Gabinete
1321, rue de la Providence
Longueuil, QC J4K 1B3
438-879-4466