Politique de confidentialité

1. PRÉAMBULE

1. Les présentes règles de gouvernance et la politique de confidentialité en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») visent à déterminer les principes que doivent suivre Alexandre Martel (le « Cabinet ») et ses représentants lors de la collecte, de l'utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels.
2. La Politique prévoit entre autres l'encadrement des obligations incombant au Cabinet notamment quant aux rôles et responsabilités du responsable de l'accès et de la protection des renseignements personnels (le « Responsable de la PRP ») et de ses employés dans le traitement des renseignements. Les droits des personnes concernées par les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits par le Cabinet y sont contenus, tout comme le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
3. La Politique s'applique à l'égard de tous les renseignements personnels relatifs aux clients, les fournisseurs, le personnel et employés (les « Personnes concernées »).

2. CONSENTEMENT

En communiquant avec le Cabinet, vous acceptez d'être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites à la Politique.

3. RESPONSABILITÉS DU CABINET ET DU RESPONSABLE DE LA PRP

1. Le Cabinet est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient, que leur conservation soit assurée par lui ou par un tiers et quelle que soit leur forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
2. À ce titre, le Cabinet prend les mesures de sécurité qui s'imposent pour protéger ces renseignements de manière proportionnelle à la sensibilité de ceux-ci et se dote de la présente Politique.
3. Le Responsable PRP du Cabinet assure le respect et la mise en œuvre des présentes règles et des obligations du Cabinet en matière de protection des renseignements personnels. Il participe notamment à la prévention et à la gestion adéquate des incidents de confidentialité, au processus de traitement des plaintes et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») au besoin.

4. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE

Le Cabinet se réserve le droit d'apporter des modifications à la Politique à tout moment en avisant en envoyant un avis aux Personnes concernées par le biais de toute information de contact à notre disposition. Si les modifications touchent le consentement initial, le Cabinet recueillera un nouveau consentement, le cas échéant.

5. LES RENSEIGNEMENTS QUE JE RECUEILLE

Je recueille les renseignements suivants, en tout ou en partie, lorsque vous communiquez avec moi, notamment pour les services de comptabilité, fiscalité et services-conseils :

1. Vos nom(s) et prénom(s)
2. Votre numéro d'assurance sociale
3. Votre date de naissance
4. Votre adresse postale personnelle
5. Votre téléphone personnel
6. Votre courriel personnel
7. Vos informations bancaires
8. Votre état civil ainsi que les mêmes informations sur votre conjoint, époux et vos personnes à charge
9. Vos registres comptables
10. Vos déclarations fiscales et documents financiers
11. Vos numéros d'entreprise et identifiants fiscaux
12. Vos informations sur les investissements et actifs

7. ACCESSIBILITÉ ET RECTIFICATION

Pour avoir accès aux renseignements personnels que je détiens à votre sujet, en obtenir copie ou faire modifier certains renseignements personnels que je détiens à votre sujet qui sont inexacts, vous pouvez m'en faire la demande par écrit. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure permise par la loi.

8. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE

Je vous demande des renseignements personnels nécessaires à diverses fins, dont :

1. Effectuer la tenue de livres
2. Effectuer les retenues à la source et les remises de taxes
3. Dresser des états financiers
4. Compléter vos déclarations de revenus ou de renseignements incluant les feuillets fiscaux
5. Gérer un syndicat de copropriété
6. Communiquer avec les autorités fiscales
7. Répondre aux diverses normes et exigences de l'Ordre des CPA du Québec
8. Accéder à une plateforme en ligne pour déposer, consulter et signer des documents
9. Satisfoire aux exigences de la législation
10. Effectuer des analyses financières et des projections
11. Fournir des conseils en optimisation fiscale
12. Représenter vos intérêts auprès des autorités fiscales
13. Gérer les litiges fiscaux

9. MESURES DE SÉCURITÉ

1. Le Cabinet applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisée, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.
2. Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent :
   • Restriction de l'accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes
   • Bureaux sécurisés avec accès contrôlé
   • Destruction sécurisée des documents papier
3. Les mesures de sécurité informatiques comprennent :
   • Utilisation de mots de passe complexes et authentification à deux facteurs
   • Utilisation de plateformes sécurisées avec chiffrement AES-256
   • Sauvegardes cryptées hors site
   • Protocoles TLS pour toutes les communications électroniques
   • Audits de sécurité réguliers

10. COMMUNICATION À DES TIERS

1. Les renseignements personnels recueillis sont accessibles par moi pour en faire l'utilisation prévue par la présente Politique et à laquelle je dois me conformer ou à des tiers dans le cadre de contrats de service, d'entreprise ou de mandat restreints.
2. Comme mentionné à la section précédente sur les mesures de sécurité, dans de tels cas, les contrats s'assurent de respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service qu'ils exécutent.
3. Les tiers avec lesquels nous pouvons partager des informations comprennent :
   • Agence du revenu du Canada et Revenu Québec
   • Institutions financières pour le traitement des paiements
   • Autres professionnels (avocats, notaires) lorsque requis pour votre dossier
   • Fournisseurs de logiciels comptables sécurisés
   • Services de stockage cloud sécurisés

11. RETRAIT DU CONSENTEMENT

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l'envoi d'un avis écrit au Responsable de la PRP. Je traiterai votre demande dans les meilleurs délais. Vous comprenez que certaines fonctionnalités ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.

12. DESTRUCTION OU ANONYMISATION

Si les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés sont atteintes, le Cabinet les détruira de manière sécuritaire ou les anonymisera selon les modalités permises par la loi pour l'utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d'un délai de conservation prévu par la loi.

Les délais de conservation spécifiques sont :

• Documents fiscaux : 6 ans après la dernière activité (exigence fiscale)
• Documents comptables : 7 ans (exigence légale)
• Informations sur les comptes inactifs : 2 ans après la dernière activité

13. PORTABILITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

À votre demande, je pourrai communiquer à un tiers certains renseignements personnels que j'ai en ma possession, sous réserve des limitations légales et des exigences de l'Ordre des CPA du Québec.

14. REGISTRE

Le Cabinet prend toutes les mesures raisonnables pour diminuer tout risque de compromettre vos renseignements et tient un registre de tout incident susceptible de compromettre leur confidentialité. Dans l'éventualité d'un risque sérieux quant à leur confidentialité, vous serez avisé.

15. PROCESSUS D'ÉVALUATION

Le Cabinet procédera à une évaluation des EFVP s'il survient tout projet d'acquisition ou refonte de mes systèmes informatiques qui implique les renseignements personnels. Celle-ci se fait en consultation avec le Responsable de la PRP en fonction notamment de la sensibilité des renseignements concernés, de leur quantité et de leur finalité.

16. PLAINTE ET PROCESSUS DE TRAITEMENT

1. Toute Personne concernée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par le Cabinet peut déposer une plainte au Responsable de la PRP. La plainte doit être formulée par écrit et indiquer la nature des faits reprochés, la date à laquelle l'incident s'est produit, ainsi que les attentes quant à l'issue de la plainte. Le Responsable PRP accuse réception de la plainte et traite celle-ci dans un délai d'au plus 20 jours ouvrables.
2. Le Cabinet examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre. Pour toute information additionnelle concernant la manière dont je traite les renseignements personnels, veuillez-vous adresser à :

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de :

17. COOKIES ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

1. Le Cabinet utilise des cookies et technologies similaires pour :
   • Assurer le bon fonctionnement du site web (cookies essentiels)
   • Analyser l'audience et améliorer l'expérience utilisateur
   • Personnaliser le contenu pour les visiteurs récurrents
2. Les cookies sont classés en plusieurs catégories :
   • Cookies strictement nécessaires : Indispensables au fonctionnement du site
   • Cookies de performance : Pour analyser l'utilisation du site
   • Cookies de fonctionnalité : Pour mémoriser vos préférences
   • Cookies marketing : Pour afficher des publicités ciblées (avec consentement)
3. Vous pouvez gérer vos préférences via notre bannière de consentement ou les paramètres de votre navigateur.

18. OUTILS D'ANALYSE

1. Google Analytics : Nous utilisons ce service pour :
   • Mesurer l'audience du site web
   • Analyser le comportement des visiteurs
   • Améliorer nos services en ligne

   Les données sont anonymisées et conservées pour 26 mois maximum.

2. Meta Pixel : Utilisé pour :
   • Mesurer l'efficacité de nos publicités Facebook/Instagram
   • Comprendre les actions des visiteurs après avoir vu nos annonces
3. TikTok Pixel : Employé pour :
   • Suivre les conversions provenant de nos campagnes TikTok
   • Optimiser nos publicités sur cette plateforme

19. PUBLICITÉ EN LIGNE

1. Google Ads : Nous utilisons :
   • Le suivi des conversions pour mesurer l'efficacité de nos campagnes
   • Le remarketing pour cibler les visiteurs ayant montré un intérêt pour nos services
   • Les audiences similaires pour atteindre de nouveaux clients potentiels
2. Réseaux sociaux : Nos campagnes sur Facebook, Instagram, LinkedIn et TikTok peuvent utiliser :
   • Le suivi des conversions
   • Le reciblage des visiteurs
   • L'analyse du parcours client
3. Vous pouvez désactiver la publicité personnalisée via les paramètres de chaque plateforme.

20. OUTILS PROFESSIONNELS

1. Odoo : Notre système de gestion intégré utilise :
   • Des cookies de session pour l'authentification sécurisée
   • Le suivi des activités pour la facturation et la gestion des dossiers
   • Des analyses internes pour améliorer nos processus
2. Logiciels comptables : Les plateformes que nous utilisons (ex: QuickBooks, Sage) peuvent :
   • Enregistrer des métadonnées sur l'utilisation
   • Collecter des données techniques pour le support
   • Générer des rapports d'utilisation anonymisés
3. Services cloud : Nos fournisseurs de stockage (ex: Odoo, OneDrive) implémentent :
   • Des journaux d'accès pour la sécurité
   • Des analyses d'utilisation pour la maintenance

21. GESTION DES PRÉFÉRENCES

1. Vous pouvez contrôler les technologies de suivi via :
   • Notre bannière de consentement aux cookies
   • Les paramètres de votre navigateur (désactivation des cookies)
   • Les plateformes de gestion des préférences publicitaires :
     • Google Ads Preferences
     • Facebook Ad Preferences
     • Opt-out du Network Advertising Initiative (NAI)
2. Certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées si vous désactivez les cookies essentiels.
3. Pour toute question spécifique sur ces technologies, contactez notre responsable de la protection des données.

22. INFOLETTRES ET COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

1. Abonnement : Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre :
   • Nous collectons uniquement votre adresse courriel et nom (optionnel)
   • Nous utilisons le double consentement (opt-in) conforme à la Loi anti-pourriel canadienne (LCAP)
   • Vous recevez un courriel de confirmation avant toute communication
2. Contenu : Nos infolettres peuvent inclure :
   • Actualités fiscales et comptables
   • Conseils financiers pratiques
   • Offres de services pertinentes
   • Invitations à des webinaires ou événements
3. Suivi : Nous analysons :
   • Taux d'ouverture (avec pixels de suivi)
   • Clics sur les liens (avec redirections tracées)
   • Désabonnements et plaintes

   Ces données servent à améliorer notre communication et ne sont pas partagées.

23. MARKETING SORTANT (OUTBOUND)

1. Approche professionnelle : Nos campagnes sortantes (appels/emails) :
   • Ciblent exclusivement des professionnels/entreprises (B2B)
   • Respectent les listes de non-sollicitation (NEADS)
   • S'appuient sur des relations existantes ou des intérêts manifestés
2. Sources des contacts : Nous pouvons utiliser :
   • Vos coordonnées professionnelles publiques (site web/LinkedIn)
   • Recommandations de clients existants (avec consentement)
   • Listes d'événements professionnels où vous vous êtes inscrit
3. Gestion des préférences :
   • Toute communication inclut une option de désabonnement claire
   • Les demandes de retrait sont traitées sous 48h
   • Vous pouvez préciser vos canaux de communication préférés

24. BASE LÉGALE DU MARKETING

1. Nos activités marketing reposent sur :
   • Consentement explicite (pour les infolettres)
   • Intérêt légitime (pour les communications B2B pertinentes)
   • Relation contractuelle existante (mises à jour importantes)
2. Conformité avec :
   • Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
   • Loi 25 du Québec (consentement clair et retrait facile)
   • Règles de déontologie de l'Ordre des CPA