1. PRÉAMBULE
- 1.1. Les présentes règles de gouvernance et la politique de confidentialité en matière de protection des renseignements personnels (la « Politique ») visent à déterminer les principes que doivent suivre Alexandre Martel (le « Cabinet ») et ses représentants lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels.
- 1.2. La Politique prévoit entre autres l’encadrement des obligations incombant au Cabinet notamment quant aux rôles et responsabilités du responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels (le « Responsable de la PRP ») et de ses employés dans le traitement des renseignements. Les droits des personnes concernées par les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés et détruits par le Cabinet y sont contenus, tout comme le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
- 1.3. La Politique s’applique à l’égard de tous les renseignements personnels relatifs aux clients, les fournisseurs, le personnel et employés (les « Personnes concernées »).
2. CONSENTEMENT
En communiquant avec le Cabinet, vous acceptez d’être lié par la présente Politique et vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués, conservés et détruits conformément aux modalités décrites à la Politique.
3. RESPONSABILITÉS DU CABINET ET DU RESPONSABLE DE LA PRP
- 3.1. Le Cabinet est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient, que leur conservation soit assurée par lui ou par un tiers et quelle que soit leur forme (écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
- 3.2. À ce titre, le Cabinet prend les mesures de sécurité qui s’imposent pour protéger ces renseignements de manière proportionnelle à la sensibilité de ceux-ci et se dote de la présente Politique.
- 3.3. Le Responsable PRP du Cabinet assure le respect et la mise en oeuvre des présentes règles et des obligations du Cabinet en matière de protection des renseignements personnels. Il participe notamment à la prévention et à la gestion adéquate des incidents de confidentialité, au processus de traitement des plaintes et aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (« EFVP ») au besoin.
4. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE
Le Cabinet se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique à tout moment en avisant en envoyant un avis aux Personnes concernées par le biais de toute information de contact à notre disposition. Si les modifications touchent le consentement initial, le Cabinet recueillera un nouveau consentement, le cas échéant.
5. LES RENSEIGNEMENTS QUE JE RECUEILLE
Je recueille les renseignements suivants, en tout ou en partie, lorsque vous communiquez avec moi, notamment pour les services de comptabilité, fiscalité et services-conseils :
- 5.1. Vos nom(s) et prénom(s)
- 5.2. Votre numéro d’assurance sociale
- 5.3. Votre date de naissance
- 5.4. Votre adresse postale personnelle
- 5.5. Votre téléphone personnel
- 5.6. Votre courriel personnel
- 5.7. Vos informations bancaires
- 5.8. Votre état civil ainsi que les mêmes informations sur votre conjoint, époux et vos personnes à charge
- 5.9. Vos registres comptables
7. ACCESSIBILITÉ ET RECTIFICATION
Pour avoir accès aux renseignements personnels que je détiens à votre sujet, en obtenir copie ou faire modifier certains renseignements personnels que je détiens à votre sujet qui sont inexacts, vous pouvez m’en faire la demande par écrit. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure permise par la loi.
8. LES FINALITÉS DE LA COLLECTE
Je vous demande des renseignements personnels nécessaires à diverses fins, dont :
- 8.1. Effectuer la tenue de livres
- 8.2. Effectuer les retenues à la source et les remises de taxes
- 8.3. Dresser des états financiers
- 8.4. Compléter vos déclarations de revenus ou de renseignements incluant les feuillets fiscaux
- 8.5. Gérer un syndicat de copropriété
- 8.6. Communiquer avec les autorités fiscales
- 8.7. Répondre aux diverses normes et exigences de l’Ordre des CPA du Québec
- 8.8. Accéder à une plateforme en ligne pour déposer, consulter et signer des documents
- 8.9. Satisfaire aux exigences de la législation
9. MESURES DE SÉCURITÉ
Je vous demande des renseignements personnels nécessaires à diverses fins, dont :
- 9.1. Le Cabinet applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication, modification non autorisée, perte, vol, ou toute autre atteinte à la sécurité des renseignements. Les renseignements recueillis sont protégés par des mesures de sécurité informatique raisonnables compte tenu de leur sensibilité.
- 9.2. Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent la restriction de l’accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes.
- 9.3. Les mesures de sécurité informatiques comprennent l’utilisation de mots de passe et l’utilisation de plateformes sécurisées.
10. COMMUNICATION À DES TIERS
- 10.1. Les renseignements personnels recueillis sont accessibles par moi pour en faire l’utilisation prévue par la présente Politique et à laquelle je dois me conformer ou à des tiers dans le cadre de contrats de service, d’entreprise ou de mandat restreints.
- 10.2. Comme mentionné à la section précédente sur les mesures de sécurité, dans de tels cas, les contrats s’assurent de respecter la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et à les utiliser uniquement aux fins du contrat, du mandat ou du service qu’ils exécutent.
11. RETRAIT DU CONSENTEMENT
Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit au Responsable de la PRP. Je traiterai votre demande dans les meilleurs délais. Vous comprenez que certaines fonctionnalités ne pourront plus être accessibles ou seront restreintes suivant le retrait de votre consentement relatif à la présente Politique.
12. DESTRUCTION OU ANONYMISATION
Si les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés sont atteintes, le Cabinet les détruira de manière sécuritaire ou les anonymisera selon les modalités permises par la loi pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la loi.
13. PORTABILITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
À votre demande, je pourrai communiquer à un tiers certains renseignements personnels que j’ai en ma possession.
14. REGISTRE
Le Cabinet prend toutes les mesures raisonnables pour diminuer tout risque de compromettre vos renseignements et tient un registre de tout incident susceptible de compromettre leur confidentialité. Dans l’éventualité d’un risque sérieux quant à leur confidentialité, vous serez avisé.
15. PROCESSUS D’ÉVALUATION
Le Cabinet procédera à une évaluation des EFVP s’il survient tout projet d’acquisition ou refonte de mes systèmes informatiques qui implique les renseignements personnels. Celle-ci se fait en consultation avec le Responsable de la PRP en fonction notamment de la sensibilité des renseignements concernés, de leur quantité et de leur finalité.
16. PLAINTE ET PROCESSUS DE TRAITEMENT
- 16.1. Toute Personne concernée par un renseignement personnel recueilli, utilisé, communiqué ou conservé par le Cabinet peut déposer une plainte au Responsable de la PRP. La plainte doit être formulée par écrit et indiquer la nature des faits reprochés, la date à laquelle l’incident s’est produit, ainsi que les attentes quant à l’issue de la plainte. Le Responsable PRP accuse réception de la plainte et traite celle-ci dans un délai d’au plus 20 jours.
- 16.2. Le Cabinet examine toutes les plaintes relatives à la protection de la vie privée et prend les mesures appropriées pour les résoudre. Pour toute information additionnelle concernant la manière dont je traite les renseignements personnels, veuillez-vous adresser à :
Alexandre Martel
Responsable de l’accès et de la protection
des renseignements personnels du
SDC 1319 à 1327 Providence
1321, rue de la Providence
Longueuil, Québec
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